Vermeiden Sie Risiken mit einer sicheren Hinweisgeberschutz-Meldestelle
Als Führungskraft möchten Sie sicherstellen, dass in Ihrem Unternehmen alles rechtlich und ethisch einwandfrei abläuft. Was aber, wenn kritische Informationen über Missstände Sie nie erreichen? Stellen Sie sich vor, ein wichtiger Hinweis geht verloren oder wird nicht ernst genommen. Ohne ein strukturiertes Whistleblowing-System laufen Sie Gefahr, entscheidende Hinweise zu übersehen, die Ihre Unternehmensintegrität schützen könnten. Unsichere Meldewege und fehlende Anonymität befördern ein Misstrauen, das letztlich zu Reputationsschäden und rechtlichen Problemen bis hin zu Bußgeldern führen kann.
„Ist das nicht alles nur wieder überflüssige Bürokratie?“
Nur, wenn Sie über Missstände in Ihrem Unternehmen gern zuallererst aus der Zeitung erfahren möchten.
Das OpenSource Hinweisgeberportal von einem erfahrenen Anbieter schafft eine umfassende, sichere Lösung, die Transparenz und Vertrauen erzeugt – für Sie und Ihre Mitarbeitenden.
Machen Sie keine Kompromisse bei Anonymität, Transparenz und Sicherheit.
Die Vorteile des OpenSource Hinweisgeberportals
- Umfangreiches Fall-Management-System mit automatischem Fristenmanagement und gerichtsfester Dokumentation
- Hosting in Deutschland für maximale Sicherheit
- Ein Anbieter und fester Ansprechpartner mit kurzer Reaktionszeit und hoher Expertise
- Bewährte Technologie, eingesetzt in über 30.000 Organisationen und bei der externen Meldestelle des Bundes
- Sichere Verschlüsselung für ein maximales Maß an Anonymität, entspricht ISO-27001 und ist DSGVO-konform
- Einfache Integration, benutzerfreundlich, intuitiv bedienbar und skalierbar auf jede Unternehmensgröße
Sorgen Sie für Hinweisgeberschutz mit einer Whistleblower-Software
Hinweisgeberschutz ist nicht nur Pflicht nach dem Gesetz, sondern auch ein entscheidendes Sicherheitsnetz, sowohl für Hinweisgebende als auch für Organisationen. Darum hat die EU die EU-Whistleblower-Richtlinie verabschiedet und Deutschland hat die Umsetzung mit dem Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen. Natürlich können Sie dafür auch eine traditionelle Meldestelle mit Briefkasten oder einfachem E-Mail-System einrichten. Sie sind aber anfällig für Sicherheitslücken und Fehler.
Hier kommt das OpenSource Hinweisgeberportal ins Spiel. Es ist die Antwort eines qualifizierten Anbieters auf die Schwierigkeiten, mit denen Organisationen wie Ihre konfrontiert sind, wenn es um den Schutz von Hinweisgebenden und die Wahrung von Transparenz geht, wie es nach der EU-Whistleblower Richtlinie und dem Hinweisgeberschutzgesetz (sowie entspr. Ländergesetzen) Pflicht ist.
Das Einrichten einer internen Meldestelle mit dem OpenSource Hinweisgeberportal bietet maximale Sicherheit, Anonymität und gerichtsfeste Dokumentation zu transparenten und fairen Kosten. Das hilft auch Ihrem Unternehmen bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (EU-Whistleblower-Richtlinie), sichert Sie rechtlich ab und schafft Vertrauen bei Ihren Mitarbeitenden.
„Wir vertrauen uns hier in meinem Unternehmen.”
Ein Trugschluss: Es gibt in Hierarchien keine herrschaftsfreie Kommunikation.
Mit Fallverwaltung, automatisiertem Fristenmanagement, sicherer Datenverschlüsselung und einem anonymen Meldesystem, das jederzeit den Status der Bearbeitung einsehbar macht, unterstützt Sie die Lösung technisch und gewährleistet eine sichere Kommunikation mit Hinweisgebenden.
Die Plattform schützt die Identität und Sicherheit der Daten und löst so die zentralen Herausforderungen bei der Einrichtung einer Meldestelle.
Sichern Sie sich gegen Überraschungen ab.
Eine Meldestelle für ein sicheres Whistleblowing-System
Der Plan ist ganz einfach: Starten Sie ohne Risiko mit einer kostenlosen Demo und testen Sie unverbindlich, wie das OpenSource Hinweisgeberportal in Ihrer Organisation als Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz funktioniert.
Ganz nach Ihrem Bedarf: Von der initialen Implementierung über die Schulung Ihrer Mitarbeitenden bis hin zur laufenden Wartung kann Sie der Anbieter des OpenSource Hinweisgeberportals durch jeden Schritt führen bzw. diesen für Sie durchführen.
Als eigenständige Software lässt sich die Plattform reibungslos in Ihre bestehenden HR- und Compliance-Systeme einfügen. Sie müssen also nichts weiter tun, als das OpenSource Hinweisgeberportal innerhalb Ihres Unternehmens bekannt zu machen und dafür zu sorgen, dass eine Person in Ihrer Organisation die Meldungen entgegennimmt.
Genießen Sie langfristige Unterstützung und automatische Updates, sodass das System stets Ihren Anforderungen entspricht und Ihnen hilft, den Hinweisgeberschutz optimal umzusetzen.
„Ist das nicht ein großer Aufwand für ein kleines Risiko?“
Auch kleine Risiken können horrende Kosten nach sich ziehen.
Auch wenn der Nutzen des OpenSource Hinweisgeberportals möglicherweise nicht sofort erkennbar ist, schützt er Sie im Fall der Fälle. Mit dem OpenSource Hinweisgeberportal können Sie sicher sein, dass sich die Investition langfristig lohnt und nicht zu einer finanziellen Belastung wird.
Erleben Sie Hinweisgeberschutz für Ihre interne Meldestelle
Ohne ein sicheres Hinweisgebersystem riskieren Sie mehr, als Ihnen bewusst ist. Missstände bleiben möglicherweise unerkannt, und wenn sie an die Öffentlichkeit gelangen, könnten Reputationsverluste, hohe Strafen oder sogar gerichtliche Auseinandersetzungen die Folge sein.
Die Konsequenzen eines Imageschadens sind unermesslich – lassen Sie es nicht so weit kommen. Warten Sie nicht, bis es zu spät ist. Vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose Demo und sehen Sie, wie einfach und sicher diese Whistleblowing-Lösung ist.
Lassen Sie sich zeigen, wie Sie Ihre Organisation gerichtsfest schützen.
Hinweisgeberschutz mit einer Whistleblower-Software ist sicher
Mit dem OpenSource Hinweisgeberportal haben Sie ein Unternehmen, in dem Mitarbeitende sich sicher fühlen, Verstöße zu melden – in dem Vertrauen und Transparenz zur Unternehmenskultur gehören. Mit dieser Software haben Sie alle notwendigen Tools, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und den Meldeprozess effizient und gesetzeskonform zu verwalten. So bleibt Ihr Unternehmen nicht nur rechtlich bestmöglich abgesichert, sondern fördert auch ein gesundes und vertrauensvolles Arbeitsklima.
„Wie kann ich vermeiden, dass Fehler gemacht werden?“
Menschen machen Fehler. Aber eine Software kann helfen, Fehler zu vermeiden.
Das OpenSource Hinweisgeberportal bietet Ihnen eine einfache und sichere Möglichkeit, die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten. Nutzen Sie die fortschrittliche Technologie, um rechtliche Sicherheit zu erhalten, Vertrauen aufzubauen und Missstände zu bekämpfen.
Vereinbaren Sie jetzt Ihre kostenlose Demo und schützen Sie Ihr Unternehmen vor zukünftigen Risiken.
Sicheres Fallmanagement entdecken:
Darum müssen Sie zum Hinweisgeberschutz eine Meldestelle einrichten
Wer nach Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet ist
Seit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) am 17.12.2023 müssen alle Unternehmen, aber auch Behörden und Einrichtungen von Kommunen, mit mehr als 49 Mitarbeitenden eine interne Meldestelle bereitstellen. In bestimmten Branchen (z.B. Finanzdienstleistungs- oder Versicherungsunternehmen) gilt diese Pflicht sogar unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Auch für Gemeinden gelten abweichende Voraussetzungen. Das erfordert klare Strukturen, Verantwortlichkeiten und Sicherheitsvorkehrungen.
Die Lösung: Das OpenSource Hinweisgeberportal erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und bietet ein maßgeschneidertes Fallmanagement, das Ihr Unternehmen dabei unterstützt, die Fristen und Regularien mühelos einzuhalten. Dank automatisierter Fristenverwaltung verpassen Sie nie einen wichtigen Termin und erfüllen alle relevanten Vorschriften.
Erleben Sie, wie einfach und sicher ein gesetzeskonformes Hinweisgebersystem sein kann.
Warum eine Whistleblowing-Software für die interne Meldestelle sinnvoll ist.
Weil nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sowieso die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle besteht, sollten Sie eine Lösung wählen, die für Ihre Mitarbeitenden besonders vertrauenswürdig ist. Denn Sie haben keine Wahl: Sie müssen eine Meldestelle betreiben. Ihre Mitarbeitenden haben immer die Wahl, und könnten sich auch mit dem Missstand bei den externen Meldestellen des Bundesamtes für Justiz, der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) oder des Bundeskartellamtes melden. Und sicher ist es Ihnen lieber, dem Hinweis intern nachzugehen, bevor Behörden Ermittlungen anstellen, auf die Sie dann nur noch wenig Einfluss haben.
Traditionelle Methoden ohne Whistleblower-Software können zu Problemen führen
Briefkästen oder E-Mails sind nicht nur unsicher, sondern auch schwer zu verwalten und bieten keine Anonymität. Es fehlt auch der Überblick über eingehende Meldungen, was zu gravierenden Versäumnissen führen kann. Die Vorteile des OpenSource Hinweisgeberportals liegen auf der Hand:
- Anonymität, denn es handelt sich um eine sichere und vollständig verschlüsselte Plattform, was Vertrauen schafft.
- Vertraulichkeit, denn nur autorisierte Personen haben Zugriff auf Meldungen, die sicher verschlüsselt und gerichtsverwertbar gespeichert werden.
- Rückverfolgbarkeit, denn es werden alle Schritte der Fallbearbeitung automatisch, gerichtsfest und revisionssicher dokumentiert.
Ebenso bietet das OpenSource Hinweisgeberportal auch die Möglichkeit, mit einem Whistleblower auf eine sichere und anonyme Weise zu kommunizieren. Stellen Sie also jederzeit Nachfragen und geben Sie den Hinweisgebenden die Sicherheit, dass ihre Meldungen ernst genommen und bearbeitet werden.
Die perfekte Lösung für Anonymität und Rechtssicherheit: das OpenSource Hinweisgeberportal.
So funktioniert Hinweisgeberschutz mit einer Software für die Meldestelle
Das OpenSource Hinweisgeberportal verwendet Quellcode, der öffentlich einsehbar ist. Dies fördert Vertrauen, da alle die Sicherheit und Funktionsweise der Software überprüfen können. Die Software bietet fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien, die sicherstellen, dass jede Kommunikation und Datenübertragung geschützt ist, um maximale Vertraulichkeit zu gewährleisten.
Ein DSGVO-konformes Hosting in Deutschland sorgt für höchste Datensicherheit und Vertraulichkeit, was insbesondere in Europa für Unternehmen entscheidend ist, um Bußgelder zu vermeiden und sich rechtssicher aufzustellen. Außerdem ist das OpenSource Hinweisgeberportal gemäß der ISO-Norm 27001 entworfen und erfüllt damit internationale Standards für Informationssicherheitsmanagement.
Mitarbeitende können anonym Hinweise melden, was Vertrauen in den Prozess schafft. Beim ersten Kontakt mit dem OpenSource Hinweisgeberportal erhält der bzw. die Hinweisgebende eine Kennnummer, mit der jederzeit im OpenSource Hinweisgeberportal nachgesehen werden kann, wie der Stand der Bearbeitung ist und ob es Nachfragen gibt, die den konkreten Fall betreffen.
Die automatische, revisionssichere Speicherung von Hinweisen kann im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen als Nachweis dienen. Selbst wenn sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen ändern, wird das automatisch in das System integriert.
Die Lösung bietet auch ein Fristen- und Aufgabenmanagement, was sicherstellt, dass keine Schritte im Prozess übersehen werden.
„Ist OpenSource nicht ungeeignet für den Einsatz in kritischen Infrastrukturen?“
OpenSource ist die sicherste Software überhaupt, weil gerade diese Offenheit für mehr Sicherheit sorgt.
Die Lösung nutzt die Open-Source-Technologie von GlobaLeaks, die von verschiedenen Institutionen gefördert wurde, darunter der Open Technology Fund, die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) und die Europäische Kommission im Rahmen des Projekts „Speak Up Europe“. Die Software nutzt:
- das Tor-Netzwerk für den anonymen Zugriff auf die interne Meldestelle
- Starke Verschlüsselung der Hinweise
Mit GlobaLeaks können Sie Löschfristen für Ihre Hinweise konfigurieren. Bevor diese automatisch gelöscht werden, erhalten Sie eine Ankündigung per E-Mail.
Das OpenSource Hinweisgeberportal ist hochgradig konfigurierbar und passt sich an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Dies ermöglicht eine individuelle Anpassung von Meldekanälen, Prozessen und Zugriffsberechtigungen. Außerdem ist das OpenSource Hinweisgeberportal skalierbar und damit geeignet für Unternehmen jeder Größe, mit flexiblen Anpassungs- und Preismodellen. Eine einfache Implementierung und die anschließende Nutzung sind auch ohne große Vorkenntnisse im IT-Bereich möglich.
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Zwei Beispiele für Hinweisgeberschutz mit einer digitalen Meldestelle
Beispiel 1:
Der Chefarzt einer inneren Abteilung eines Krankenhauses dokumentiert regelmäßig Behandlungen in der Patientenakte, die de facto nicht stattgefunden haben.
Weil es im Krankenhaus nur einen Kummerkasten als Meldestelle gibt, entscheidet sich eine Krankenpflegerin, die Sache lieber der Meldestelle des Bundes zu melden.
Ein Ermittlungsverfahren aufgrund des Verdachts auf Abrechnungsbetrug wird eingeleitet. Medienwirksam wird auch das Krankenhaus durchsucht. Obwohl die Klinik den Chefarzt sofort freistellt, wird in der Presse das Krankenhaus ständig erwähnt. Der Name des Chefarztes wird dagegen aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes nicht voll genannt. Das Krankenhaus erleidet dadurch einen starken Verlust an Reputation. In der Folge gerät das Haus auch finanziell in Schieflage.
Mit dem OpenSource Hinweisgeberportal wäre das nicht passiert. Hinweisgebende können vollkommen anonym, auch von einem privaten Rechner aus, Hinweise geben. Dem Verdacht kann dann intern nachgegangen werden. Sollte es nötig sein, sich an Ermittlungsbehörden zu wenden, kann parallel an einer Kommunikationsstrategie gearbeitet werden.
Beispiel 2:
Zwei Mitarbeiter von zwei unterschiedlichen Banken betreiben systematische Kursmanipulationen, indem der eine Aktien verkauft, die der andere sofort kauft.
Dieses sogenannte „Wash Trading“ fällt einem Kollegen auf. Zuerst wendet sich der Kollege an die interne Meldestelle der Bank. Er erhält eine Eingangsbestätigung und die Information, dass dem Hinweis nachgegangen wird.
Da die Bearbeitung von Hinweisen dort manuell erfolgt und ein Mitarbeiter der Meldestelle eine Rückfrage an eine andere Abteilung gestellt hat, bleibt die Bearbeitung der Meldung liegen. Der Hinweisgeber hat den Eindruck, dass dem Hinweis nicht nachgegangen wird. Nach über drei Monaten ohne Rückmeldung wendet sich der Hinweisgeber an die BaFin-Meldestelle.
Das OpenSource Hinweisgeberportal hätte die interne Meldestelle durch das integrierte Erinnerungs- und Fristenmanagement darüber informiert, dass der Hinweisgeber über Ergebnisse und Folgemaßnahmen informiert werden muss. So kann schnell und effektiv auf den Hinweis reagiert werden, bevor externe Stellen eingeschaltet werden müssen und der Ruf der Bank gefährdet wird.
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Best Practices für den Einsatz von Hinweisgebersystemen
Erfolgreicher Hinweisgeberschutz beginnt mit der richtigen Einführung. Denn nur, wenn Ihre Mitarbeitenden das System kennen und ihm vertrauen, wird es auch genutzt. Darum werden Schulungen und umfassende Onboarding-Maßnahmen angeboten, um sicherzustellen, dass Ihr Team optimal vorbereitet ist.
Regelmäßige automatische Updates sorgen für langfristigen Erfolg und dafür, dass Ihre Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt – sowohl technisch als auch gesetzlich.
„Hat diese Technologie überhaupt eine gute Reputation?“
Dem Bundesamt für Justiz hat sie gereicht.
Ein Erfolg des OpenSource Hinweisgeberportals: Auch die externe Meldestelle des Bundes genauso wie über 30.000 andere Organisationen setzen schon auf die Technologie, auf welcher das OpenSource Hinweisgeberportal basiert (GlobaLeaks).
Sorgen auch Sie für Vertrauen, Anonymität und Rechtssicherheit
So einfach ist die Whistleblowing-Software zu integrieren
Das OpenSource Hinweisgeberportal lässt sich nahtlos in bestehende HR- und Compliance-Systeme integrieren und ist intuitiv bedienbar, um eine ganzheitliche Unternehmensabdeckung zu gewährleisten. Auch die Anpassung auf verschiedene Filialen, Abteilungen oder Standorte ist jederzeit möglich.
Häufige Fragen zum Hinweisgeberschutzgesetz
Die dringendsten Antworten zu Einrichtung und anonymen Hinweisen
Hinweisgeberschutz und Meldestelle
Typische Meldungen, Einrichtung, Betriebsrat, anonyme Meldungen, nach einer Ermittlung
Welche Verstöße fallen unter das Hinweisgeberschutzgesetz?
Darunter fallen zum Beispiel:
- Korruption
- Fehlverhalten, Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz
- Gesetzesverstöße und Straftaten
- Menschenrechtsverletzungen
- Bestechlichkeit bzw. Bestechung
- Missstände oder Missmanagement
- Insiderhandel
- Missbrauch von Daten
Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der Einrichtung einer internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz?
Der Betriebsrat muss über die Einrichtung einer Meldestelle informiert werden.
Welche Voraussetzungen muss eine interne Meldestelle nach § 12 HinSchG erfüllen?
Die Person, die die Meldungen entgegennimmt, muss die entsprechende Fachkunde vorweisen. Interessenkonflikte müssen dabei ausgeschlossen sein. Die Meldungen müssen in mündlicher Form oder in Textform abgegeben werden können. Auch anonyme Hinweise müssen bearbeitet werden.
Können sich Hinweisgebende direkt an die Öffentlichkeit wenden, wenn sie den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes in Anspruch nehmen wollen?
Die hinweisgebende Person hat die Wahl, ob sie sich an eine interne Meldestelle oder an eine externe Meldestelle, wie z.B. die Meldestelle des Bundesamtes für Justiz, wendet. Wenn sich die Person auch bei einer externen Meldestelle kein Gehör erhofft, kann sie auch an die Öffentlichkeit gehen.
Das Vertraulichkeitsgebot des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) gilt jedoch nur für die interne Meldestelle. Andere Meldestellen und Redaktionen verfügen vmtl. über eigene Grundsätze zum Quellenschutz.
Dürfen Dritte mit der Einrichtung einer Meldestelle für Hinweisgebende beauftragt werden?
Ein Unternehmen kann einen Dritten als externen Meldestellenbeauftragten bestimmen und so die interne Meldestelle auslagern. Diese Meldestelle gilt dann nicht als externe Meldestelle im Sinne des HinSchG, sondern als ausgelagerte interne Meldestelle. Eine solche ausgelagerte interne Meldestelle kann dann eine Anwaltskanzlei oder eine Ombudsperson sein.
Muss oder darf die interne Meldestelle die Geschäftsleitung über einzelne Hinweise und Personen, die Hinweise abgeben oder in Hinweisen genannt werden, informieren?
Die Identität der hinweisgebenden Person ist grundsätzlich vertraulich zu behandeln. Diese darf ausschließlich innerhalb der internen Meldestelle und für das Ergreifen von Folgemaßnahmen geteilt werden.
Es gelten zum Beispiel folgende Ausnahmen:
- In einem Strafverfahren muss die interne Meldestelle die Identität der beteiligten Personen den Strafverfolgungsbehörden zugänglich machen, sofern es von der Staatsanwaltschaft verlangt wird.
- Aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
- Wenn die hinweisgebende Person einverstanden ist, kann ihre Identität geteilt werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der OpenSource Hinweisgebenden-Dokumentation zur Vertraulichkeit.
Wie nimmt die interne Meldestelle im Fall einer anonymen Meldung Kontakt mit dem / der Hinweisgebenden auf?
Auch hier stehen sich wieder zwei Interessen gegenüber: Zum einen möchten Whistleblower nicht erkannt werden, weil sie Nachteile durch Kollegen oder Vorgesetzte befürchten. Zum anderen hat das Unternehmen im Allgemeinen und die Meldestelle im Besonderen ein Interesse daran, den Fall aufzuklären – und das kann Nachfragen bei Hinweisgebenden erfordern.
Diese Zwickmühle kann durch ein intelligentes Hinweisgebersystem wie das OpenSource Hinweisgeberportal umgangen werden: Der bzw. die Hinweisgebende bleibt anonym und trotzdem kann die interne Meldestelle qualifizierte Rückfragen stellen. Denn das Portal sichert die Anonymität zuverlässig, indem sich der Whistleblower im OpenSource Hinweisgeberportal nur anhand einer vom System vergebenen Nummer anmelden muss. Eine rückverfolgbare Registrierung über Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ist nicht notwendig.
Muss das Unternehmen die Hinweisgebenden über das Ergebnis der Meldungen unterrichten?
Nach Eingang eines Hinweises muss die hinweisgebende Person innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung erhalten. Die interne Meldestelle prüft die Relevanz und ob der Sachverhalt der Wahrheit entsprechen könnte. Falls nötig, folgen eine interne Untersuchung, weitere Schritte oder bei fehlenden Beweisen auch die Einstellung der Ermittlungen. Die hinweisgebende Person ist innerhalb von drei Monaten über Ergebnis und Maßnahmen zu informieren. Dokumente sind mindestens drei Jahre gerichtsfest aufzubewahren. In der Dokumentation finden Sie mehr zum Thema Was tun, wenn ein Hinweis eingeht?.