Whistleblowing-Software: Vertrauliche Hinweise effizient und sicher verarbeiten
Stellen Sie sich vor, es gibt einen Missstand in Ihrem Unternehmen und Sie erfahren nichts davon – bis es in der Zeitung steht.
Die Vorteile des OpenSource Hinweisgeberportals
Fall-Management-System
- mit automatischem Fristenmanagement und gerichtsfester Dokumentation
Hosting in Deutschland
- für maximale Sicherheit
Fester Ansprechpartner
- mit kurzer Reaktionszeit und hoher Expertise
Bewährte Technologie
- eingesetzt in über 30.000 Organisationen und bei der externen Meldestelle des Bundes
Sichere Verschlüsselung
- für ein maximales Maß an Anonymität, entspricht ISO-27001 und ist DSGVO-konform
Einfache Integration
- benutzerfreundlich, intuitiv bedienbar und skalierbar auf jede Unternehmensgröße
Sorgen Sie für Sicherheit mit einer Whistleblower-Software
Hinweisgeberschutz ist ein entscheidendes Sicherheitsnetz, sowohl für den Hinweisgebenden als auch für Ihre Organisationen. Darum hat der Gesetzgeber das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft gesetzt. Natürlich können Sie dafür auf eine traditionelle Meldestelle mit Briefkasten oder einfachem E-Mail-System setzen. Sie sind aber anfällig für Sicherheitslücken und Fehler.
Hier kommt das OpenSource Hinweisgeberportal ins Spiel. Es ist die Antwort auf die Schwierigkeiten, mit denen Organisationen wie Ihre konfrontiert sind, wenn es um den Schutz von Hinweisgeber:innen und die Wahrung von Transparenz geht, wie es nach der EU-Whistleblower Richtlinie und dem Hinweisgeberschutzgesetz Pflicht ist.
Das OpenSource Hinweisgeberportal bietet maximale Sicherheit, Anonymität und gerichtsfeste Dokumentation zu vernünftigen Kosten. Das hilft auch Ihrem Unternehmen bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (EU-Whistleblower-Richtlinie), sichert Sie rechtlich ab und schafft Vertrauen bei Ihren Mitarbeitenden.
Nur, wer 100 % sicher vor Repressionen ist, wird 100 % ehrlich sein.
Mit automatisierter Fallverwaltung, sicherer Datenverschlüsselung und einem anonymen Meldesystem, das jederzeit den Status der Bearbeitung einsehbar macht, unterstützt Sie die Lösung technisch und gewährleistet eine sichere Kommunikation mit den Hinweisgebenden.
Das OpenSource Hinweisgeberportal bieten aber auch Schulungen und umfassende Onboarding-Maßnahmen an, um das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden in Ihre interne Meldestelle zu stärken. Denn die Plattform schützt die Identität und Sicherheit der Daten und löst so die zentralen Herausforderungen bei der Einrichtung einer Meldestelle.
Sichern Sie sich gegen Überraschungen ab
Das Angebot für ein sicheres Whistleblowing-System
Der Plan ist ganz einfach: Starten Sie ohne Risiko mit einer kostenlosen Demo und testen Sie unverbindlich, wie das OpenSource Hinweisgeberportal in Ihrer Organisation als Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz funktioniert.
Von der initialen Implementierung über die Schulung Ihrer Mitarbeitenden bis hin zur laufenden Wartung werden Sie durch jeden Schritt begleitet, um sicherzustellen, dass die Plattform reibungslos in Ihre bestehenden HR- und Compliance-Systeme integriert wird. Genießen Sie langfristige Unterstützung und eine automatische Anpassung, sodass das System stets Ihren Anforderungen entspricht und Ihnen hilft, den Hinweisgeberschutz optimal umzusetzen.
Eine traurige Wahrheit: Risiken zu vermeiden, wird nicht honoriert.
Auch wenn der Nutzen des OpenSource Hinweisgeberportals möglicherweise nicht sofort erkennbar ist, schützt er Sie im Fall der Fälle. Mit dem OpenSource Hinweisgeberportal können Sie sicher sein, dass sich die Investition langfristig lohnt und nicht zu einer finanziellen Belastung wird.
Lassen Sie sich noch heute das Hinweisgebersystem zeigen
Ohne ein sicheres Hinweisgebersystem riskieren Sie mehr, als Ihnen bewusst ist. Missstände bleiben möglicherweise unerkannt, und wenn sie an die Öffentlichkeit gelangen, könnten Reputationsverluste, hohe Strafen oder sogar gerichtliche Auseinandersetzungen die Folge sein.
Die Konsequenzen eines Imageschadens sind unermesslich – lassen Sie es nicht so weit kommen. Warten Sie nicht, bis es zu spät ist. Vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose Demo und sehen Sie, wie einfach und sicher diese Whistleblowing-Lösung ist. Handeln Sie jetzt, bevor Probleme unentdeckt bleiben – Ihre Organisation verdient den besten Schutz.
Lassen Sie sich zeigen, wie Sie Ihre Organisation gerichtsfest schützen.
Das Ergebnis mit einer Whistleblower-Software ist Ihnen sicher
Mit dem OpenSource Hinweisgeberportal haben Sie ein Unternehmen, in dem Mitarbeitende sich sicher fühlen, Verstöße zu melden – in dem Vertrauen und Transparenz zur Unternehmenskultur gehören. Mit dieser Software haben Sie alle notwendigen Tools, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und Ihre Prozesse effizient und gesetzeskonform zu verwalten. So bleibt Ihr Unternehmen nicht nur rechtlich abgesichert, sondern fördert auch ein gesundes und vertrauensvolles Arbeitsklima.
Software ist unbestechlich.
Das OpenSource Hinweisgeberportal bietet Ihnen eine einfache und sichere Möglichkeit, die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten. Nutzen Sie die fortschrittliche Technologie, um rechtliche Sicherheit zu erhalten, Vertrauen aufzubauen und Missstände zu bekämpfen
Vereinbaren Sie jetzt Ihre kostenlose Demo
Darum müssen Sie eine interne Meldestelle haben
Seit dem 17.12.2023 müssen alle Unternehmen mit mehr als 49 Mitarbeitenden eine interne Meldestelle bereitstellen. In bestimmten Branchen (z.B. Finanzdienstleistungs- oder Versicherungsunternehmen) gilt diese Pflicht sogar unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Das erfordert eine klare Struktur, Verantwortlichkeiten und Sicherheitsvorkehrungen.
Die Lösung: Das OpenSource Hinweisgeberportal erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und bietet ein maßgeschneidertes Fallmanagement, das Ihr Unternehmen dabei unterstützt, die Fristen und Regularien mühelos einzuhalten. Dank automatisierter Fristenverwaltung verpassen Sie nie einen wichtigen Termin und erfüllen alle relevanten Vorschriften.
Compliance einfach gemacht
Traditionelle Methoden ohne Whistleblower-Software können zu Problemen führen
Briefkästen oder E-Mails sind nicht nur unsicher, sondern auch schwer zu verwalten und bieten keine Anonymität. Es fehlt auch der Überblick über eingehende Meldungen, was zu gravierenden Versäumnissen führen kann. Die Vorteile des OpenSource Hinweisgeberportals liegen auf der Hand:
- Anonymität, denn es handelt sich um eine sichere und vollständig verschlüsselte Plattform, was Vertrauen schafft.
- Vertraulichkeit, denn nur autorisierte Personen haben Zugriff auf Meldungen, die sicher verschlüsselt und gerichtsverwertbar gespeichert werden.
- Rückverfolgbarkeit, denn es werden alle Schritte der Fallbearbeitung automatisch, gerichtsfest und revisionssicher dokumentiert.
Ebenso bietet das OpenSource Hinweisgeberportal auch die Möglichkeit, mit dem Whistleblower auf eine sichere und nicht rückverfolgbare Weise zu kommunizieren. Stellen Sie also jederzeit Rückfragen und geben Sie dem Hinweisgeber die Sicherheit, dass seine Meldung ernst genommen und bearbeitet wird.
Die perfekte Lösung für Anonymität und Rechtssicherheit
So wählen Sie die richtige Software
Das OpenSource Hinweisgeberportal verwendet Quellcode, der öffentlich einsehbar ist. Dies fördert Vertrauen, da alle die Sicherheit und Funktionsweise der Software überprüfen können. Die Software bietet fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien, die sicherstellen, dass alle Kommunikation und Datenübertragungen geschützt sind, um maximale Vertraulichkeit zu gewährleisten.
Ein DSGVO-konformes Hosting in Deutschland sorgt für höchste Datensicherheit und Vertraulichkeit, was insbesondere in Europa für Unternehmen entscheidend ist, um Bußgelder zu vermeiden und sich rechtssicher aufzustellen. Außerdem ist das OpenSource Hinweisgeberportal gemäß der ISO-Norm 27001 entworfen und erfüllt damit alle internationalen Standards für Informationssicherheitsmanagement.
Mitarbeitende können anonym Hinweise melden, was Vertrauen in den Prozess schafft. Beim ersten Kontakt mit dem OpenSource Hinweisgeberportal erhält der Hinweisgeber eine Kennnummer, mit der er jederzeit im OpenSource Hinweisgeberportal nachsehen kann, wie der Stand der Bearbeitung ist und ob es Nachfragen gibt, die seinen Fall betreffen.
Die automatische, revisionssichere Speicherung von Hinweisen kann im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen als Nachweis dienen. Selbst wenn sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen ändern, wird das automatisch in das System integriert.
Die Lösung bietet auch ein Fristen- und Aufgabenmanagement, was sicherstellt, dass keine Schritte im Prozess übersehen werden.
Viele Augen sehen mehr!
Die Lösung nutzt die Open-Source-Technologie von GlobaLeaks, die von verschiedenen Institutionen gefördert wurde, darunter der Open Technology Fund, die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) und die Europäische Kommission im Rahmen des Projekts „Speak Up Europe“. Die Software nutzt:
- das Tor-Netzwerk für den anonymen Zugriff auf die interne Meldestelle
- Starke Verschlüsselung der Hinweise
Mit GlobaLeaks können Sie Löschfristen für Ihre Hinweise konfigurieren. Bevor automatisch gelöscht wird, erhalten Sie eine Ankündigung per E-Mail.
Das OpenSource Hinweisgeberportal ist hochgradig konfigurierbar und passt sich an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Dies ermöglicht eine individuelle Anpassung von Meldekanälen, Prozessen und Zugriffsberechtigungen. Außerdem ist das OpenSource Hinweisgeberportal skalierbar und damit geeignet für Unternehmen jeder Größe, mit flexiblen Anpassungs- und Preismodellen. Eine einfache Implementierung und die anschließende Nutzung sind auch ohne große Vorkenntnisse im IT-Bereich möglich.
Entscheiden Sie sich für die sichere und rechtskonforme Lösung
Zwei Beispiele für die Vorteile einer Whistleblower-Software
Beispiel 1: Der Chefarzt einer inneren Abteilung eines Krankenhauses dokumentiert regelmäßig Behandlungen in der Patientenakte, die de facto nicht stattgefunden haben. Eine Krankenpflegerin schreibt einen Brief, um die Meldestelle des Krankenhauses über diesen Tatbestand zu informieren, und wirft ihn in den Briefkasten der Meldestelle ein. Eine Kollegin sieht das zufällig und spricht den Chefarzt an. Der stiehlt den Brief aus dem Briefkasten, liest ihn und setzt von da an die Hinweisgeberin massiv unter Druck, ohne den Brief jemals zu erwähnen. 3 Monate später kündigt die Hinweisgeberin. Der Krankenkassenbetrug hält jedoch an.
Mit dem OpenSource Hinweisgeberportal wäre das nicht passiert. Hinweisgeber können vollkommen anonym, auch von einem privaten Rechner aus, Hinweise geben. Kein Kollege hat die Gelegenheit, hier einzugreifen, und keine Meldung kann verloren gehen.
Beispiel 2: Mehrere Vertriebsmitarbeitende einer Firma lassen sich von Lieferanten bestechen, die dann teurere Waren an die Firma liefern. Der Verlust für die Firma ist enorm. Ein neuer Mitarbeiter im Vertrieb merkt das und möchte es der Firma melden. Er eröffnet einen neuen Account bei einem Freemailer und schreibt eine entsprechende Meldung an die Meldestelle der Firma. Im Mailsystem der Firma wird die Mail als Spam klassifiziert und nie gelesen.
Mit dem OpenSource Hinweisgeberportal wäre das nicht passiert. Jede Meldung wird ungefiltert an die Meldestelle weitergereicht. Erst hier erfolgt eine Prüfung auf Plausibilität durch die Mitarbeitenden der Meldestelle.
Schützen Sie sich vor Reputationsschäden
Best Practices für den Einsatz von Hinweisgebersystemen
Erfolgreicher Hinweisgeberschutz beginnt mit der richtigen Einführung. Denn nur, wenn Ihre Mitarbeitenden das System kennen und ihm vertrauen, wird es auch genutzt. Darum werden Schulungen und umfassende Onboarding-Maßnahmen angeboten, um sicherzustellen, dass Ihr Team optimal vorbereitet ist.
Regelmäßige automatische Updates sorgen für langfristigen Erfolg und dafür, dass Ihre Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt – sowohl technisch als auch gesetzlich.
Auch eine Republik kennt den Ritterschlag.
Ein Erfolg des OpenSource Hinweisgeberportals: Auch die externe Meldestelle des Bundes genauso wie über 30.000 Organisationen setzen schon auf die Technologie, auf welcher das OpenSource Hinweisgeberportal basiert (GlobaLeaks).
Sorgen auch Sie für Vertrauen, Anonymität und Rechtssicherheit
So einfach ist die Whistleblowing-Software zu integrieren
Das OpenSource Hinweisgeberportal lässt sich nahtlos in bestehende HR- und Compliance-Systeme integrieren und ist intuitiv bedienbar, um eine ganzheitliche Unternehmensabdeckung zu gewährleisten. Auch die Anpassung auf verschiedene Filialen, Abteilungen oder Standorte ist jederzeit möglich.
Häufige Fragen zum Hinweisgeberschutzgesetz
Antworten auf die drängendsten Fragen zu Hinweisgeberschutz, Software und dem Ablauf
Hinweisgeberschutzgesetz
Anonymität, Whistleblowing, Prozesse
Brauche ich anonyme Meldekanäle?
Nach § 16 Absatz 1 HinSchG besteht ausdrücklich keine Verpflichtung, die internen Meldekanäle so einzurichten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Es wird lediglich vorgegeben, dass auch anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden sollen. Welche Art von Meldekanal oder Meldekanälen eine Organisation einrichtet, liegt in ihrem Ermessen.
Sind Kommunen / Städte auch verpflichtet, interne Hinweisgebersysteme einzurichten?
Die Verpflichtung gilt auch für Kommunen, Behörden und andere öffentliche Einrichtungen. Diese sind in den jeweiligen Landesgesetzen geregelt.
Wie lange dauert die Implementierung des Hinweisgeberportals?
Nach Auftragserteilung dauert es in der Regel 24 Stunden, bis Sie Zugriff auf Ihre GlobaLeaks-Instanz haben (in besonderen Fällen maximal 5 Tage).
Warum ist ein Whistleblower-System für Ihr Unternehmen wichtig?
Sie schützen sich und Ihr Unternehmen mit einer Whistleblower-Software vor unliebsamen Überraschungen. Denn sicher wollen Sie als Erster erfahren, wenn es Missstände in Ihrem Unternehmen gibt. Wenn Sie sich auf externe Meldestellen verlassen, sind Sie der Reaktion dieser Stelle ausgesetzt. Das kann so weit gehen, dass es auch rechtliche Auseinandersetzungen gibt.
Wann brauchen Unternehmen eine Whistleblower-Software?
Interne Meldestellen, die sich auf traditionelle Methoden verlassen, sind fehleranfällig. Schnell ist die Anonymität nicht mehr gegeben, Meldungen können versäumt werden, Fristen verfallen. Die Dokumentation ist nicht gerichtsfest. All das wird durch eine Whistleblower-Software vermieden. Sie bietet feste Routinen, Dokumentations- und damit Rechtssicherheit und nicht zuletzt auch – dank einer harten Verschlüsselungstechnologie – einen Grad an Anonymität, der von traditionellen Meldestellen nicht erreicht werden kann.
Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal der Whistleblower-Software ist die Möglichkeit, auch bei anonymen Meldungen beim Hinweisgeber Nachfragen zu stellen und Antworten zu erhalten, die auch wieder nur vom Hinweisgeber stammen können.
Wer nimmt die Meldungen im Whistleblower-System entgegen?
Es ist möglich, externe Ansprechpartner damit zu beauftragen, wie beispielsweise eine Rechtsanwaltskanzlei. Wer lieber eigene Mitarbeitende damit beauftragen möchte, wählt meistens vertrauenswürdige Personen innerhalb des Unternehmens wie Jurist:innen oder Datenschutzbeauftragte. Theoretisch kann jeder mit Fachkunde die Aufgabe als Ombudsperson übernehmen. Es sollte aber immer darauf geachtet werden, dass Interessenkonflikte vermieden werden. Schließlich könnten auch Personen die Meldung entgegennehmen, die betroffen oder nicht objektiv sind.
Empfehlenswert ist die Besetzung der internen Meldestelle mit mindestens einer Frau und einem Mann. Zusätzlich wird die Einbindung externer Ombudspersonen empfohlen, um potenzielle Probleme zu vermeiden, die bei einer rein internen Besetzung auftreten könnten.
Was tue ich, wenn mich ein Hinweis erreicht?
Nach Eingang eines Hinweises senden Sie innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung und prüfen die Relevanz und ob der Sachverhalt der Wahrheit entsprechen könnte. Falls nötig, folgen eine interne Untersuchung, weitere Schritte oder bei fehlenden Beweisen die Einstellung der Ermittlungen. Die hinweisgebende Person ist innerhalb von drei Monaten über Maßnahmen zu informieren. Dokumente sind mindestens drei Jahre gerichtsfest aufzubewahren. Für eine detaillierte Anleitung besuchen Sie die Dokumentation.
Wie kann die Whistleblowing-Software in meine IT-Infrastruktur eingebunden werden?
Das OpenSource Hinweisgeberportal kann in die verschiedensten IT-Umgebungen integriert werden – ganz unabhängig vom Betriebssystem (MS-DOS, OS, Linux). Das Portal steht als Web-Anwendung zur Verfügung und kann von allen Geräten mit Internetzugang erreicht werden.
Können sich mehrere Meldestellen ein Whistleblower-System teilen?
Innerhalb eines Unternehmens ist das problemlos möglich. Mehrere Standorte oder Filialen können in die Software integriert werden. Eine Zuordnung der Hinweise ist trotzdem jederzeit möglich.
Was sind typische Fälle, über die Whistleblower in Unternehmen berichten?
Typische Fälle sind
- Korruption
- Fehlverhalten, Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz
- Gesetzesverstöße und Straftaten
- Menschenrechtsverletzungen
- Bestechlichkeit bzw. Bestechung
- Missstände oder Missmanagement
- Insiderhandel
- Missbrauch von Daten
Wie nützt eine Whistleblowing-Software Unternehmen?
Das OpenSource-Hinweisgeberportal ist ein effektives Frühwarnsystem, das Unternehmen dabei unterstützt, Compliance-Verstöße und interne Missstände wie Korruption, Betrug oder Verstöße zum Beispiel gegen Umwelt- und Arbeitsschutzstandards rechtzeitig zu erkennen.
Durch den Schutz der Vertraulichkeit der Whistleblower können Mitarbeitende und externe Stakeholder ohne Angst vor Repressalien auf Missstände aufmerksam machen. Dies senkt das Risiko, in strafrechtliche oder regulatorische Konflikte zu geraten, und reduziert die Gefahr von Strafzahlungen und Sanktionen erheblich.
Gleichzeitig fördert das Portal eine Unternehmenskultur der Transparenz und Offenheit, in der ethisches Verhalten anerkannt und geschützt wird. Dies hat nicht nur positive Auswirkungen auf die Unternehmensführung, sondern stärkt auch das Employer Branding und erhöht die Mitarbeiterbindung durch das Vertrauen in einen sicheren, verantwortungsbewussten Arbeitsplatz.
Muss der Whistleblower den aufgedeckten Verstoß beweisen können, um Schutz zu erhalten?
Zum Zeitpunkt der Meldung reicht ein hinreichender Grund zur Annahme, dass die gemeldeten Sachverhalte der Wahrheit entsprechen. Unabhängig vom Zutreffen des Sachverhalts ist die Identität des Whistleblowers geschützt.
Wie kann eine Whistleblowing-Software dabei helfen, Fehlverhalten oder Missstände frühzeitig zu erkennen?
Eine Whistleblowing-Software hilft, Fehlverhalten oder Missstände frühzeitig zu erkennen, indem sie einen idealerweise einen anonymen Meldekanal bietet, über den Mitarbeitende und externe Partner sicher Hinweise abgeben können. Ein anonymer Meldekanal mit transparenten Prozessen und hohen Sicherheitsstandards ermutigt Hinweisgebende dabei Missstände frühzeitig zu melden.
Durch die hohe Anzahl an Sprachen, in denen die Software angeboten wird (über 90 Sprachen) sinken Sprachbarrieren und die Bedienoberfläche kann in der Muttersprache dargestellt werden, was die Bereitschaft zur Meldung von Missständen deutlich erhöht.
Durch die automatisierte Fallabgabe werden relevante Informationen direkt an die interne Meldestelle weitergeleitet, um eine schnelle und gesetzeskonforme Bearbeitung sicherzustellen.
Zusätzlich ermöglicht die Software eine umfassende Fallübersicht, die alle eingegangenen Hinweise strukturiert darstellt und so sicherstellt, dass keine wesentlichen Details übersehen oder Fristen verpasst werden.
Welche Zertifizierungen und Sicherheitsstandards bietet der Anbieter der Whistleblowing-Software?
Die Whistleblowing-Software GlobaLeaks ist gemäß den Richtlinien von ISO 37002:2021 und EU Directive 2019/1937 gestaltet. Die Software wurde entwickelt in Übereinstimmung mit den Web Content Accessibility Guidelines WCAG 2.2 (internationaler Standard zur barrierefreien Gestaltung von Internetangeboten).
Zu den implementierten Sicherheitsstandards gehören End-to-End-Verschlüsselung, sichere Datenübertragungen sowie ein DSGVO-konformer Datenschutz nach den Prinzipien Privacy by Design und Privacy by Default.
Die Software basiert auf einem Open-Source-Ansatz mit OSI (open source initiative) zertifizierter AGPL 3.0 Lizenz. Durch diese Standards wird sichergestellt, dass alle Hinweise zuverlässig geschützt und im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften behandelt werden.